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Como escolher uma secretaria para uma clinica médica ou odontológica


Dicas para escolher uma boa secretaria para sua clinica
Dicas para escolher uma boa secretaria para sua clinica

Você gestor de uma clínica sabe com certeza o quão importante é ter uma boa secretaria na sua clinica. E também sabe o quão difícil é conseguir uma boa profissional, certo?


Nesse artigo vamos passar dicas simples que você proprietário de uma clínica médica ou odontológica deve observa de seguir para ter uma boa secretaria na sua clinica.


O que é preciso para ter uma boa secretaria de uma clinica?

Assim como todas as profissões, o cargo de secretaria de clinica médica ou odonto exige certos conhecimentos, habilidades e atitudes.


Podemos dividir os conhecimentos necessários de uma secretaria em dois grandes grupos:


Hard skills - Ou seja, todo aquele conhecimento típico do serviço de secretariar, como organização de arquivos, conhecimento de ferramentas de informática, ténicas de atendimento ao cliente, etc.


Soft skills - São todas aquelas habilidades que uma profissional dessa área possui e que a tornam diferenciada em relação aos demais. Isso envolve: habilidade de relacionamento interpessoal, próatividade, independência, entusiamo, saber lidar com pessoas, boa capacidade de comunicação, trabalho em equipe, atitude e profissionalismo.


Podemos chamar de uma boa secretaria aquela profissional que detêm um bom equilibrio entre os seus hard skills e seus soft skills.


Tudo começa com um bom trabalho de recrutamento e seleção


Muitos profissionais de saúde acreditam que recrutamento e seleção são processos operacionais de grandes empresas.


Mas não é verdade. Ainda que você atue sozinho no seu consultório e precise contratar uma profissional para realizar o papel de secretaria na sua clinica, deveria seguir os passos abaixo.


Em primeiro lugar defina o cargo, as funções que a pessoa terá que realizar, como controle de arquivo, recepção de pacientes, controle da agenda, pagamentos, etc.


Em segundo lugar defina qual a formação desejada para o cargo: Qual o nível educacional, que tipos de ferramentas de informática precisa dominar, se existe algum curso específico ou formação na area, etc.


Em terceiro lugar deixe claro suas expectativas sobre o comportamento da pessoa que vai ocupar o cargo. Deve ser alguém metódico? Sério ou extrovertido? Uma pessoa que precisa ser orientada constantemente ou alguém mais maduro profissionalmente?


Em quarto lugar, defina quanto esse cargo vale na sua clinica. Qual o salário? Quais os benefícios? Qual a jornada de trabalho? Qual o horário de entrada e saída, etc.


De posse dessas definições, ou seja, a descrição do cargo, os conhecimentos técnicos, o perfil comportamental e a remuneração e benefícios parte para a fase seguinte que é o recrutamento e seleção.


Como encontrar um boa secretaria para a sua clinica?


Hoje em dia existem diversos meios de contratação de uma boa secretaria para a sua clinica. Vamos citar 3 opções:


  • Publicar vagas em grupos de WhatsApp e grupos de profissionais nas redes sociais.

  • Buscar indicações de pessoas do seu relacionamento.

  • Utilizar os serviços de uma empresa especializada em recrutamento e seleção.


A opção a ser escolhida vai depender do seu perfil, da sua disponibilidade de tempo para publicar vagas, avaliar curriculuns, entrevistar potenciais candidatos, etc.


Uma pergunta que sempre nos fazem? Posso contratar parentes ou indicações de outros funcionários da clinica?


Se a pessoa possui as competências (hard skills e soft skills) do cargo, se ela tem a formação e o conhecimento técnico que a vaga exige e sua pretensão salarial bate com o que sua clinica oferecer, sim, sem problemas.


O que você como gestor da sua clinica não deve fazer é aceitar indicações de pessoas da sua clinica, de amigos e mesmo parentes cujo único critério é "essa menina é muito boa de serviço e está precisando trabalhar".


Resumindo as etapas para contratar uma boa secretaria para sua clinica médica ou odontológica


Resumidamente, para aumentar as chances de trazer uma boa secretaria para sua clinica siga os passos abaixo:


  1. Defina todas as tarefas do cargo;

  2. Descrever os conhecimentos, habilidades e atitudes da pessoa que dever ocupar o cargo.

  3. Escolha um ou mais metódos de recrutamento e seleção.

  4. Separe os curriculuns recebidos que mais se encaixam nas suas expectativas

  5. Escolhar o máximo de 5 candidatos e faça uma entrevista, de preferência pessoal, sempre observando se a pessoa tem os soft e hard skills necessários para a vaga.

  6. Uma vez selecionada a profissional, faça um "onboarding" da profissional na sua clinica, demonstrando como as coisas funcionam, definindo prazos e expectativas.

  7. Faça um contrato de trabalho de experiência por 3 meses conforme manda a CLT.

  8. Avalie semanalmente a progressão da pessoa.

  9. Se ela avançar conforme suas expectativas, contrate-a, caso contrário, agradeça e volte de novo ao inicio do processo.


Lembre-se sempre: a sua secretaria é o cartão de visitas da sua clinica. Valorize essa profissional, faça um bom processo de seleção, estabeleça metas e expectativas, crie uma rotina de acompanhamento e supervisão.


Dessa forma, todos na sua clinica, principalmente seu paciente só tem a ganhar!


Senior Consulting

+55 (11) 3254-7451


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