Como organizar as finanças da sua clínica

Depois de mais 20 anos atuando com consultoria em gestão e marketing para médicos e dentistas podemos afirmar que os dois grandes desafios dos profissionais de saúde são:

• Captação de pacientes;

• Administração financeira dos seus consultórios e clínicas;

Logicamente, os desafios de se manterem atualizados tecnicamente são constantes, mas estes parecem fazer parte do "core" das competências de quem escolhe ser um médico ou dentista.

As competências de vendas e administrativas / financeiras, entretanto, parecem não ser "naturais" para a esmagadora maioria dos profissionais de saúde.

A boa notícia é que com um pouco de organização e estudo é possível aprender como captar pacientes e principalmente, como organizar sua clínica odontológica ou médica.

Nesse artigo vamos te dar os passos essenciais para gerenciar as finanças da sua clínica, de forma a torna-lá lucrativa, permitindo que você profissional de saúde possa reinvestir parte do lucro gerado na melhoria da prestação dos serviços, aumentando o nível de satisfação dos pacientes e com isso criando um ciclo positivo de crescimento.

Nivelando conceitos

O primeiro e fundamental passo para a organização financeira de uma clínica é entender que uma empresa é uma coleção de processos.

Mas o que são processos? Processos são conjuntos de atividades que são executadas em conjunto, sequencialmente ou em paralelo para entregar algum tipo de resultado.

São exemplos de processos em clínicas médicas e odontológicas:

Processo de recepção;

Processo de atendimento;

Processo de compras;

Processo de cobrança;

Processo de agendamento de consultas;

Processo de esterilização;

Processo financeiro;

Bom, como você já deve ter percebido em cada um dos processos acima existe um objetivo final a ser alcançado, uma meta, a entrega de algo palpável, geralmente visando a satisfação do cliente final da empresa.

Assim, o objetivo final do processo de agendamento de consultas é a reserva de um horário de um profissional da clínica para uma determinada pessoa, o processo de cobrança tem como meta final o faturamento e recebimento pelos serviços prestados, etc.

O Processo Financeiro

Como você deve organizar o processo financeiro da sua clínica?

Em primeiro lugar vamos decompor esse processo financeiro nas suas principais atividades (macro-atividades):

A - Atividade de precificação;

B - Atividade de Cobrança

C - Atividade de Controle Financeiro;

D - Atividade de Gestão Financeira;

Vamos ver um pouco mais sobre cada uma delas:

A - Atividade de Precificação

Existe um fórmula matemática para cálculo do preço a ser cobrado por cada um dos seus serviços.

Essa fórmula deve envolver as seguintes variáveis:

• O custo fixo da prestação do serviço;

• O custo variável da prestação do serviço;

• O percentual destinado a reeinvestimento na sua clínica;

• O markup ou margem de lucro bruto desejado;

O resultado final da fórmula deve ser contraposto ao mercado. Se o valor final do seu serviço estiver muito acima do valor que o seu mercado pratica será necessário ter uma justificativa em termos de valor que o cliente aprecie e esteja disposto a pagar para que o preço se justifique.

Caso não exista uma justificativa plausível, ou seja, um diferencial concreto por parte da empresa que justifique essa diferença será necessária reajustar os custos e margens da empresa para que ela seja competitiva no mercado.

O fato é que precificar os serviços da sua clínica é uma atividade fundamental. Erre no preço e você poderá estar condenando sua clínica a falência.

B - Atividade de Cobrança

As formas de pagamento que você disponibiliza na sua clínica determinarão entre outras coisas a sua lucratividade e principalmente a necessidade de capital de giro.

Você não sabe o que é capital de giro? De forma simples, capital de giro é o montante de dinheiro que você precisa ter em caixa para pagar as contas correntes enquanto não recebe dos seus clientes.

De fato, quanto mais parcelas você libera para seu cliente nos seus tratamentos, mais alto é esse valor que você precisar dispor em caixa, pois vai levar mais tempo para receber. Sem falar no risco de não receber (calote).

Nivelar as atividades de cobrança a capacidade financeira da sua clínica é fundamental.

Não entre nessa de parcelar em 5 x, 10 x somente porque seu concorrente esta parcelando sem fazer uma análise de caixa da sua clínica. Você pode estar dando um tiro no pé.

C - Atividades de Controle Financeiro

O passo mais rudimentar e básico das finanças empresariais é ter o controle financeiro.

Controlar não é fazer gestão. Controlar é apenas registrar os fatos financeiros.

De preferência em um software específico de controle de fluxo de caixa, onde diariamente uma pessoa da sua clínica ficará responsável por registrar toda entrada de dinheiro (à vista, cheque, cartão de crédito, cartão de débito, etc.) e toda saída de dinheiro (à vista, cheque, cartão de crédito, cartão de débito, etc.).

Mas não basta registrar, tem que registrar da forma correta. Isso se faz através de um plano de contas de despesas e receitas.

Vamos pegar o exemplo de uma clínica odontológica multiespecialidades. Ela teria como despesas e receitas algumas das categorias abaixo:

CATEGORIAS DE DESPESAS

01 - Água

02 - Luz

03 - Telefone

04 - Contador

05 - Dental

06 - Laboratório

07 - ...

CATEGORIAS DE RECEITAS

01 - ORTODONTIA

02 - IMPLANTODONTIA

03 - PRÓTESE

04 - CIRURGIA

05 - ENDODONTIA

06 -...

Ou seja, toda vez que a pessoa responsável fizer um lançamento, seja de despesa ou de receita precisará encaixar esse lançamento na respectiva categoria do plano de contas.

Por que ela faria isso? Por que vai facilitar a análise e tomada de decisão que veremos a seguir nas atividades do processo de gestão financeira.

D - Atividades de Gestão Financeira

Em cima dos dados de controle financeiro que são diários, em momentos específicos do dia a dia empresarial são realizadas análise e tomadas de decisão.

Essa é a função do processo de Gestão Financeira: tomar decisões empresariais baseadas em dados reais da sua clínica e não em "chute" ou "achismos".

Assim, uma vez por mês o gestor da clínica munido do software de administração olha para os dados e extrair informações sobre a saúde financeira da sua clínica ais como:

• Qual o faturamento bruto de um período?

• Qual o faturamento líquido de um período?

• Qual o custo total de prestação de serviço no período?

• Qual a margem de lucro bruta por serviço?

• Qual a margem de lucro líquida por serviço?

• Qual o percentual de faturamento por serviço e por período?

• Quanto cada profissional recebeu de comissionamento por período?

• Qual o custo da mão de obra direta?

• Qual o custo de material?

• Qual o custo de marketing?

• Quantas horas em média x tratamento foram gastas?

• Qual o faturamento previsto no próximos 3/6/12 meses?

• Etc, etc, etc.

Enfim, a gestão financeira é o ponto alto de um trabalho de levantamento de dados, controle de dados financeiros e tomada de decisão.

Não seria ótimo olhar para um único lugar e saber se você vai poder comprar um equipamento novo para sua clínica daqui há 3 meses?

E se você quiser saber se no final do ano vai ter dinheiro para pagar o décimo-terceiro dos seus funcionários? Para onde você olha?

E se está pensando em fazer um curso de atualização, onde vai descobrir se a parcela do curso cabe no seu orçamento?

Essas perguntas e muitas outras são respondidas com a análise e gestão financeira.

Conclusão

Como um resumo podemos dizer que a organização financeira da sua clínica é fundamental porque:

A - Uma clínica organizada financeiramente é mais perene;

B - Saber o preço certo a cobrar por cada serviço permite que você não tenha prejuízo e seu paciente possa receber um serviço cada vez melhor;

C - Padroniza as atividades da sua clínica dando previsibilidade de receita e te permite planejar sua vida financeira empresarial e pessoal;

D- Você passa a enxergar o futuro com mais segurança podendo agir antes dos problemas de fato acontecerem;

Para fazer a administração financeira de fato ocorrer na sua clínica você vai precisar:

01 - Montar um plano de contas de despesas e receitas;

02 - Introduzir esse plano de contas em um software de gestão de clínicas;

03 - Fazer o registro diário de entradas e saídas de dinheiro na sua clínica de acordo com a estrutura do plano de contas;

04 - Definir os preços dos seus serviços por critérios matemáticos e não baseado no preço de mercado ou no "chute";

05 - Tomar decisões financeiras baseadas em análises periódicas a partir dos controles financeiros realizados.

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Caso precise de ajuda para implementar uma gestão financeira na sua clínica médica ou odontológica profissional entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas.

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